Se trata de los factores principalmente derivados de decisiones de producción. Circunstancias que afectan al conjunto.

 

 

1. Coincidencias de eventos del mismo género

No es un secreto: compartir fecha con otro evento que tenga el mismo público potencial, ya sea por “genero” o por “macrofestival”, es un problema grave. 

A menudo, sobretodo en las fechas puntuales, se nos puede pasar este dato y poner nuestro evento en la misma fecha que otro (o que otra persona lo ponga en la misma fecha que el nuestro). En este sentido es importante mirar los medios de difusión de eventos de tu ciudad, así como las programaciones de las salas y espacios parecidos a los que tú trabajas para cerciorarte de no compartir público con los otros eventos programadas para el mismo día. Por tu parte, para que no te pisen, es importante que te asegures de que tu evento aparezca en todos los medios de eventos de tu ciudad y en la programación del espacio en el que lo vas a llevar a cabo. Así, si otro compañero de profesión lo revisa podrá evitar que coincidan las fechas. 

 

 

2. Clima

Dependiendo del lugar esto será más importante o menos. En el norte de España, por ejemplo, los asistentes a eventos dan menor importancia al clima. Al ser las lluvias más frecuentes, este no suele ser un factor para dejar de ir a eventos. Aunque igualmente influye. En el sur, sin embargo, un chaparrón puede significar una bajada considerable de las ventas. 

Sí dos semanas antes de tu evento llueve mucho y los medios anuncian chaparrón, que no te extrañe que buena parte del público decida quedarse en casa. Por ello debes tener en cuenta no solo las previsiones climatológicas de expertos cuando vayas a elegir la fecha de tu evento, que en este caso es difícil saber qué pasará con exactitud 3 o 4 meses antes, sino tener sobretodo en cuenta las probabilidades de lluvia según la estación. Por supuesto, si tu evento es al aire libre debes tener esto mucho más en cuenta. 

Pero no se trata solo de la lluvia. El clima en general afecta a las ganas de las personas de salir. Un tiempo primaveral soleado no es lo mismo que un frío invernal que invita a hacer planes caseros. 

 

 

3. Festivos y fiestas/eventos generales

Si decides programar en Sevilla y resulta que coincide con la Feria de Abril, o con Semana Santa, te encontrarás con un problema importante. Además, también causarás un conflicto a las personas que realmente quieren ir a tu evento.

Te recomendamos mirar en Google calendar todos los festivos oficiales. Mira las programaciones de medios especializados en eventos y festivos para saber y controlar al dedillo todo el flujo de movimiento en tu ciudad. 

Lo ideal es que en tu Google calendar hagas un calendario solo para eventos ajenos. En este calendario puedes apuntar todos los festivos y fiestas de la ciudad para tenerlos en cuenta. Puedes programar un evento dentro del calendario para hacerlo repetitivo y así ir haciéndote un calendario personal que más adelante te permita controlar todos los factores externos. 

En este mismo calendario puedes apuntar eventos de la competencia que no quieras que se te pasen y con los que no quieras coincidir. Esto dependerá de tu propia fórmula de trabajo. Si haces muchos eventos al año la programación de calendario de manera continuada y exhaustiva será muy importante. Si, por contra, haces uno o dos festivales al año, el estudio de tu fecha en profundidad tendrá más importancia. 

Tu calendario de festivos no debe ser solo una guía para descartar fechas. Los festivos, para un promotor, deben ser también un motor de puntos clave para tus eventos. Si a tu concierto le sumas temática de “Halloween”, por ejemplo, puedes unir un gran concierto con un montón de personas que quieren salir además de ver a tus artistas. Esta combinación puede aumentar muchísimo tus probabilidades de éxito. 

 

 

4. Hábitos y estaciones

Cada ciudad tiene un flujo distinto en lo que al ocio se refiere. Una cantidad de personas y círculos sociales diferentes, por lo que no hay patrones con los que podamos generalizar. Pero sí podemos establecer ciertas normas para que puedas estudiar tu propio caso. 

Cuando hablamos de “hábitos” nos referimos a un parámetro amplio: si tu público es universitario y es común para ellos salir los jueves, si es un público joven y los padres no les dejarán ir a eventos con horario nocturno o si es adulto y tienen capacidad para pagar una entrada cara y desplazarse a un lugar lejano en el que se desarrolla tu espectáculo.

Asimismo, es importante tener en cuenta los ciclos anuales. Vamos a repasar aspectos que consideramos generales, pero que cada profesional deberá adaptar las variables a su caso: 

Enero es un mes frío y el dinero escaso, ya que hay mucho gasto en Navidad. Además, anímicamente, el público acaba de pasar unas fechas de muchos eventos y celebraciones, y el ánimo social de acudir a un evento es bajo. En el caso de los jóvenes se suma el comienzo del 2º trimestre de clases. En febrero se extiende el mismo patrón de enero. Es posible, sin embargo, que el público de tu evento sea joven y pasional, y además acaben de recibir dinero por Navidades y puedan gastar para acudir a tu evento. Marzo es un mes que suele traer lluvias, pero la entrada de la primavera suele traer ánimos de actividades sociales. Junto a abril y mayo, las actividades al aire libre son apetecibles. Toda la naturaleza de la ciudad estará floral y exuberante. Eso sí, deberás ser cuidadoso con los estudiantes, pues estaremos en etapa de exámenes y esto puede ser un impedimento para el público joven. 

Junio, julio y agosto son meses de mucho calor, sobretodo en España. Muchas salas cierran en verano y hay un gigante difícil de combatir: los festivales. La programación estival debe ser cuidadosa, ya que te puedes encontrar con un evento magnífico y unos artistas excelentes en una ciudad vacía porque la gente esté veraneando y los festivaleros en otro lugar. A este punto hay que añadir un tema que ya tratábamos en la contratación de artistas: muchos de los músicos que vayas a programar pueden haber estado en festivales y tu público puede no querer repetir. Vigila estos carteles de macrofestivales y añade cláusulas a tus contratos, tanto si eres el manager del artista como el promotor del evento. 

Septiembre es época de exámenes de recuperación, un nuevo impedimento para el público joven. No obstante, para adultos es una época de reencuentros tras un verano de vacaciones y actividades fuera de la ciudad. Hace buen tiempo y comienza a disiparse el calor agotador. Sin embargo, comienza a aumentar el riesgo de lluvia. 

Finales de septiembre y octubre, para los jóvenes, es muy buena fecha por varios motivos. Además de los comentados anteriormente para los adultos, los jóvenes habrán pasado sus exámenes de recuperación. Las clases solo acaban de empezar, por lo que no hay grandes compromisos de estudio. Comienza un reencuentro generalizado tanto en el instituto/universidad como en la vuelta a la rutina y a la ciudad. Es posible que sea una época muy proclive a acudir a eventos de música con motivo social.  

Noviembre es un buen mes también, aunque estamos en plena etapa de estudios y puede haber lluvia. En diciembre, sin embargo, se unen los exámenes con los gastos varios de la época. Todos tenemos muchos compromisos de cenas de Navidad, Nochebuena y Nochevieja. En este sentido, diciembre es buen mes para shows muy estratégicos. Es decir, las personas están dispuestas a salir para eventos de fin de año u otro tipo de fiestas, por lo que si lo estudias bien, puedes organizar fiestas para Nochevieja y aprovechar la disposición del público a pagar por un buen local con barra libre y buena música a cargo de un DJ poco conocido por precios altos de entrada. En ese sentido, puedes reducir gastos de caché. Un porcentaje altísimo de jóvenes buscan este tipo de fiestas en fin de año.

 

 

5. Turismo

Tanto el turismo que puede hacer tu público potencial local puede perjudicar la asistencia a tu evento como el turismo que personas de fuera hagan a tu ciudad puede beneficiar esta asistencia. 

El caso del FIB de Benicassim es un buen ejemplo. Un porcentaje altísimo de sus asistentes son europeos que veranean allí. De hecho, si analizamos su cartel veremos que está compuesto principalmente por artistas internacionales de renombre. 

Las diferentes estaciones del año condicionan el turismo de las ciudades. Estos datos relativos al turismo están disponibles para su consulta en internet. Además, debemos de prestar atención y preguntar a nuestros conocidos. Es muy importante saber qué tipo de público hace turismo en tu ciudad para orientar tu evento y enfocar la promoción al mismo.

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