Realizar una buena labor comunicativa es tan importante como configurar un cartel atractivo, motivo por el que no se puede dejar abandonada a la improvisación. ¿Pero sabes cómo elaborar un plan de comunicación? ¡Te lo contamos!

Y presta atención al final del post. Podrás descargar GRATIS dos plantillas (una para empresas y otra para artistas) con explicaciones y ejemplos que te permitirán planificar tu estrategia de modo profesional.

Elaborar un plan de comunicación es una tarea básica para definir adecuadamente la estrategia a seguir a la hora de promocionar tu festival o evento musical. Por eso la agencia NeoAttack, en calidad de firma invitada, nos da las claves para confeccionar un plan apropiado. Les cedemos la palabra.

Un plan de comunicación es un documento-guía, que define la línea editorial y el esquema comunicacional, a seguir por una institución, empresa, fundación o eventos de larga preparación pero de corta duración, como un evento musical, festival o el estreno de una película. En caso del desarrollo de un festival o evento musical, el plan de comunicación es un soporte de la organización y el elemento fundamental del que depende el éxito.

En dicho documento-guía, se establece: qué, cuándo y cómo de la acción comunicacional. Es, en concreto, la definición de la forma como la empresa o productora, se va a comunicar con el público objetivo. El plan de comunicación, tiene unos objetivos y estrategias que están en total vinculación con el plan de marketing.

La estrategia de comunicación y marketing. ¿En qué consiste?

Cuando hablamos de estrategia de marketing para festivales o eventos musicales, nos referimos a la metodología establecida por el equipo de publicidad para “vender la experiencia”. Entendiendo que en el plan de comunicación se establece el público objetivo, la estrategia de marketing lo que hace es convencer a ese público a asistir. Para el marketing, el consumidor es el centro de tu estrategia, por lo tanto, el atraer, convencer, vender, depende de la organización, que la experiencia del asistente al festival o evento, sea única, para que regrese en una próxima edición.

Mientras la estrategia de comunicación está más ligada a realizar la respectiva gira de medios, difundir la celebración del evento tanto por medios tradicionales como digitales, establecer los canales de difusión, la formas de difusión y concretar campañas comunicacionales novedosas, es decir, ganar visibilidad, la estrategia de marketing se guiará en función de influir en la decisión de la persona.

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Etapas de una estrategia de comunicación para festivales

Estudiar y segmentar el público objetivo

Conocer el público objetivo significa caracterizarlo, conocer sus tendencias y las preferencias. Esta etapa se hace después de que la organización del evento, establezca a los artistas, bandas a presentarse o DJ’s, se van a presentar. Estudiar el público objetivo, permitirá consolidar y difundir la estrategia comunicacional en medios digitales y offline, asimismo, los canales tradicionales más adecuados. Uno de los objetivos es, consolidar la fidelidad de los fans y fidelizar a quienes no lo estaban.

Abarcar el espacio web

En la actualidad, una persona puede tener hasta dos a tres festivales o eventos musicales en mente, y seguramente tiene que decidirse por uno, por lo tanto, al no ser el único a realizarse ese año, el plan de comunicación tiene que poner en marcha las estrategias posibles para garantizar que las personas tengan la información necesaria para elegir lo que se promociona. En la actualidad, las personas están muy relacionadas con el universo online. Contar con una página web y un centro de información, que abarque las redes sociales más populares, es fundamental.

Las personas necesitan saber: dónde, cuándo, y además, dónde puede alojarse, precios, ofertas, transporte y hasta el lugar. Con respecto a este último, acordar con una compañía de transporte para eventos, de manera que las personas ya tentadas por la idea del festival se sientan más seguras de contar con esa información tan vital. En este aspecto, hay que estar muy presente en las redes sociales, generar campañas de PPC y estrategia SEO, anuncios en la prensa web, YouTube, además de hacer alianzas con Influencers.

Producción

La producción es la protagonista de todo lo que tiene que ver con logística, planificación y organización. La producción construye el cronograma, y el grupo encargado de la comunicación y marketing necesita de una que esté bien desarrollada y que no suponga fallos en los días previos al evento. Además del cronograma, a la producción también le corresponde la realización del plano del terreno con todas las acciones posibles en sus límites, la división de los espacios y la ubicación de los sponsors. Esto lo tiene que contemplar el plan de comunicación, de manera detallada.

Medios de comunicación tradicionales

Acaparar la atención en los medios de comunicación es fundamental. Todos los medios constituyen una ventana hacia un público al que se le tiene que informar y convencer de asistir. Aunque los medios digitales y redes sociales ya formen parte de manera protagonista de la dinámica de vida social en la actualidad, sigue la prensa y la televisión con una capacidad de influencia importante.

A través de los medios tradicionales, se puede propiciar una imagen positiva de escala incalculable, sin embargo, depende de varias estrategias puntuales: lograr entrevistas para los grupos musicales, organizadores, y en lo posible, lograr que el tema esté ubicado entre las secciones de entretenimiento, cultura y ocio. Los medios de comunicación siguen siendo un juego de ajedrez, hay que invertir, pero hay que saber mover las piezas para obtener el posicionamiento que se requiere entre los televidentes y lectores de la prensa escrita.

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Estrategias de marketing

Una de las reglas de oro del marketing para eventos musicales y festivales es que no se está vendiendo un producto, sino una experiencia y, seguramente, de acuerdo a la intensidad de la campaña de marketing, no será solo una experiencia, sino “la experiencia de tu vida”. En este caso, el merchandising para eventos es una de las estrategias de marketing más importantes. Aquí entran en juego los regalos promocionales.

Un ejemplo actual y muy exitoso del merchandising para eventos, es Tomorrowland, todo lo que rodea el evento es una experiencia fascinante, desde que la persona recibe la entrada, que no es cualquier entrada, ya que siempre es un objeto que está relacionado con la temática de ese año y lo hace ver como un evento exclusivo, y una experiencia de vida única. Esto quiere decir que las reglas del merchandising y del marketing para festivales y eventos musicales en la actualidad han evolucionado.

Para elaborar una estrategia de marketing para eventos musicales y festivales, es importante tener en cuenta los factores de influencia. Los principales son los artistas, segundo, son las experiencias previas que se puede difundir en forma de vídeos creativos, que constituyan una experiencia visual trascendental.