La planificación u organización de eventos musicales puede llevarse a cabo de diferentes maneras, ya sea con una agencia de eventos o de manera individual, aquí te damos algunos tips.
Siempre que alguien quiere organizar cualquier tipo de evento, y concretamente si es de música, no hay ningún referente práctico. Tal vez información muy general y a veces extensa, pero lo que queremos es algo sencillo, útil. Este post no es un manual, pero sí sirve para tener claro los conceptos básicos en esta materia.
Todos los años, en la asignatura que imparto en la universidad, mis alumnos/as tienen que organizar un evento musical y deben hacerse varias preguntas básicas antes de empezar a trabajar: dónde, cuándo, quién y cómo. Son preguntas muy sencillas, pero una vez que empiezas de responderlas, empiezan a surgir los problemas.
No hay un orden preestablecido, porque todo tiene que encajar y depende mucho de si sabes qué artista quieres que actúe, si ya lo tienes cerrado, si es una gira en la que sólo tienes un par de días para esa ciudad, cuánta gente puede traer, etc.
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Una información muy útil es la que aporta la plataforma de Drop.Show, porque te proporciona un informe sobre la banda que te interesa, puedes hacer comparativas con otras y decidir la mejor opción. Es decir, te ayuda a decidir quién.
Por ejemplo, con el informe podrás saber la aceptación de esa banda en cada ciudad, si tiene muchos seguidores en Instagram, cómo han crecido en los últimos meses o si ha habido un aumento considerable en sus oyentes en Spotify. Esto te ayudará a responder otra de las cuestiones: dónde hacer el evento, si en una sala con mayor o menor aforo.
A no ser que tengas una fecha ya decidida o cerrada por algún motivo, te pondrás a pensar en cuándo es el día más adecuado. Aunque parezca que hay muchos días para organizarlo, la verdad es que no hay tantos días “perfectos” porque, como suele ocurrir, todo el mundo ha pensado la misma fecha que tú.
Depende mucho de la ciudad, pero entre las fiestas de Navidad, Semana Santa, verano, ferias, puentes, etc… y sumando a esto los festivales y demás eventos culturales importantes que se celebran en la ciudad, no queda mucho. En Drop.Show también se aportan datos de cada ciudad, algo que por supuesto nos ayudará mucho a la hora de seleccionar la fecha.
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Ahora llega la pregunta final: ¿cómo lo hacemos?
Pues sabiendo la “mejor” fecha para hacer el evento en esa ciudad concreta, conociendo el engagement o la aceptación de esa banda y, por lo tanto, el aforo que necesitas, puedes hacer un cálculo del precio al que puedes poner la entrada, teniendo en cuenta el caché (con todos sus requisitos, rider, etc…) que te pida la banda. Con toda la información que te aportan los informes y comparativas podrás decidir si el caché que te pide la banda es el adecuado para que el evento sea rentable.
Aunque todo esto ya lo hayas decidido, queda mucho por hacer para que todo salga bien, por supuesto, pero se trata de los primeros pasos. Una vez tomadas estas decisiones hay que organizar la estancia, el viaje, dieta, producción del evento “in situ”, etc… pero esto lo dejaremos para otro post.